英語会議の進め方と便利なフレーズ14選

英語に自信がないまま外資系 IT 企業にうっかり入社してしまい、猛勉強してビジネス英語を身につけた中本です（現在も勉強中）。

私が外資系企業に入って間もない頃、日常的な英会話すらままならないのに国際的なメンバーとのプロジェクトに参加することになってしまいました。

日々の仕事の成果物はなんとか誤魔化せても、避けられないのが恐怖の毎週の英語ミーティング。

せめてミーティングで使われる典型的なフレーズだけでも暗記して形だけでも進める戦法に出たところ、効果を発揮しました。

そんな私の経験から、本記事では「英語会議の攻略テクニック」として、英語会議の一般的な流れと、覚えておくと絶対に使える頻出フレーズを紹介したいと思います！

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英語で会議を意味する表現

私たちが「会議」という言葉を使う時、実はさまざまな形態を指していることがあります。

まずは広く「会議」を意味するいくつかの英単語を確認しておきましょう。

Meeting

「会議」といえば、まずこの単語が思い浮かぶかもしれません。一般的に、ビジネスや教育の場で使われる汎用性の高い単語です。

• Let’s schedule a meeting next week to discuss the new project.（来週新規プロジェクトについて話し合うための会議を予定しましょう）

Conference

大規模な専門家や業界関係者が集まる場合には、しばしば「カンファレンス」と呼ばれるイベントが開催されます。

これは、展示会や講演、ワークショップなどが含まれることが多く、国際的な参加者も多いことが特徴です。

• I’m attending a conference in Tokyo next month to learn about the latest trends in the tech industry.（来月、最新のテクノロジー業界のトレンドを学ぶために、東京でカンファレンスに参加します）

Seminar

「セミナー」とは、特定のトピックについて学ぶための短期的なイベントです。一般的には、小規模で参加者がアクティブに参加する形式が取られます。

• I’m attending a seminar on public speaking next week to improve my presentation skills.（来週、プレゼンテーションスキルを向上させるために、公演技術についてのセミナーに参加します）

Symposium

「シンポジウム」とは、特定のトピックについて専門家が意見を交換し、議論するためのイベントです。一般的には、講演やパネルディスカッションなどが行われます。

• The symposium on renewable energy brought together experts from around the world to discuss the future of sustainable energy.（再生可能エネルギーについてのシンポジウムでは、世界中から専門家が集まり、持続可能なエネルギーの将来について議論しました）

英語会議の流れと頻出フレーズ

1. 会議のゴールを明確にする

英語の会議では、ミーティングのゴール（＝目的）をはっきりと明確にしておくことが重要です。

参加者全員の時間を無駄にしないためにも、ミーティングの冒頭で以下のようなフレーズを使って、会議終了には何が決まっているべきか・どういう状態になっているべきか、意識合わせをしておきましょう。

• Let’s start the meeting by outlining our goals for today. （今日のゴールを明確にするところから会議を始めましょう）
• The purpose of today’s meeting is to discuss and make a decision on …（本日のミーティングの目的は、… に関しての意思決定をすることです）
• Before we start, let’s first establish what we want to achieve by the end of this meeting.（始める前に、この会議中に達成したいことを明確にしておきましょう）

2. 会議のアジェンダを発表する

ゴールに続いて、そのミーティングのアジェンダ（＝議題）を共有します。

限られた時間内で会議をゴールに導くには、適切なアジェンダ設定と時間配分が必要です。

私が始めて国際的なメンツのミーティングに参加して驚いたことは、とにかくみんなよく話す！

話を振られるまで、特に若手社員は発言をしづらい伝統的な日系企業のミーティングとは異なり、喋ってなんぼの世界です。そんなミーティングは、アジェンダがないと容易に崩壊してしまいます。

アジェンダは、会議の進行役だけでなく、参加するすべての人が認識していることが望ましいので、本題に移る前に以下のようなフレーズで共有しておきましょう。

• Let me share the agenda for today’s meeting.（今日のミーティングのアジェンダを共有させていただきます）
• Before we begin, let’s take a look at the agenda for today’s meeting. （始める前に、今日のミーティングのアジェンダを確認しましょう）
• The agenda for the meeting is 3 fold; First…, Second …, Lastly… （本日のアジェンダは３部構成になっています。1つ目は… 2つ目は… 3つ目は…）

3. 議事録を依頼する

会議の開始前にあらかじめ決まっているケースを除いて、議事録係は明示的に指名しておくに越したことはありません。

「誰かがメモ取ってるかな…」と期待していると、他の参加者も同じことを考えていて、結局終わった後に振り返りができないものになってしまいます。

本題に移る前に、以下のようなフレーズを用いてしっかりと任命しておきましょう。

• Could you take the minutes, please?（議事録を取っていただけますか？）
• Could you be our note-taker for today’s meeting?（今日のミーティングの記録係を引き受けてくださいませんか？）

ちなみに、他に投影すべき資料がない場合は、議事録はプロジェクターなどで共有しながら会議を進めると、出た意見やこれまでの議論の流れが概観できて非常に有益です。

議事録をとっている方はとても緊張しますが、社会人歴の浅い方はぜひチャレンジしてみてください！

4. 本題に移る

ここまで来て、ようやく会議の主眼に入ることができます。

以下のようなフレーズで、本題の議論に移っていくことを皆に知らせましょう。

• Shall we get started on the first item on the agenda?（アジェンダの最初の項目から始めていきましょうか？）
• Now that we’ve gone over the goals and agenda for today’s meeting, let’s move on to the main topic.（今日のゴールとアジェンダを見てきたところで、メイントピックに移りましょう）
• So, now that we’re all on the same page, let’s begin with the first item on the agenda.（それでは今全員の同期が取れているということですので、アジェンダの最初の項目から始めていきましょう）

5. 次のトピックに移る

アジェンダの次のトピックに移ることを知らせるには、以下のフレーズがよく使われます。

• Let’s move on to the next point on our agenda…（アジェンダの次のポイントに移っていきましょう。）
• If there are no further comments on this topic, we can now move on to the next agenda item…（この件について他にコメントがなければ、次の議題に移ることができます。）

6. アクションアイテムの整理

会議の終盤で重要な場面のひとつは、ミーティングの内容を受けての TODO 項目、ネクストアクションの整理です。

これを皆と一緒に共有しておくことで、やりっぱなしのミーティングを防ぎ、プロジェクトの明確な進捗に繋げていくことが可能になります。

アクションアイテムの意味では、そのまま action items という用語がビジネスシーンでも使われます。

• So, to recap, we have the following actions items: 1… 2… 3…（まとめると、以下のアクションアイテムがあります。1…, 2…, 3…）
• Let’s go over the action items we need to address.（取り組む必要のあるアクションアイテムを確認しましょう）
• Can we review the action items that were assigned during the meeting? （ミーティング中に割り当てられたアクションアイテムを確認できますか？）

7. 会議をサマリーする

会議を終える前の非常に重要な場面として、その日の議論内容のサマリー・振り返りがあります。

この時間を持つことで、参加者全員が会議による進捗を確認することができ、有意義な時間であったと感じられます。サマリーがないと、何のために集まったのかよくわからなかった、という印象を残してしまうことも。

以下のようなフレーズを用いて、簡潔にその日の決定事項や新たなアクションなどを振り返り共有しましょう。summarize や recap, key takeaways といったワードがポイントです。

この時に漏れがないように、記録係に議事録を見せてもらうのも良いですね。

• To summarize today’s meeting…（今日の会議をまとめると…）
• Let me recap the main points we covered today.（ここで、本日私たちが議論した主な項目を振り返らせてください。）
• In summary, the key takeaways from this meeting are…（まとめると、今日の会議から持ち帰るべき主要なポイントは…）

8. 会議を終える

• Now that we have gone through all the agenda items, does anyone have any further questions or comments?（さて、ここですべての議題を終えましたが、どなたかコメントやご質問はありますか？）
• If there is nothing else to discuss, we can conclude the meeting now.（もしこれ以上議論すべき点がなければ、ここでミーティングをおしまいにしましょう。）
• Since there are no more agenda items or questions, we can finish the meeting now. Thank you everyone for your time and participation.（さらに議題や質問が内容なので、ここで会議をお開きにしましょう。ご参加ありがとうございました。）

会議中に便利なコミュニケーション

質問する

国際的なメンバーが集うミーティングでは、同じ前提が共有されていないこともしばしば。

特にノンネイティブの我々は、相手がなんとなく使った用語の意味がわからなかったり、発言の背景が理解できなかったりすることがザラにあります。

そんな時、放置していてもあまり良いことはないでしょう。

質問するのは勇気がいることですが、あなたが分からなければ、きっと他にも疑問に思っている人がいるはず。

人助けのつもりで、以下のフレーズを使って思い切って聞いてみると、きっと感謝されることでしょう。

• Can you clarify what you mean by xxx? （xxx とは何を意図されているのかを教えていただけますか？）
• Could you provide some more details about xxx?（xxx についてのもう少し詳細を教えていただけますか？）
• Could you elaborate on xxx?（xxx について、もう少し詳しく説明していただけますか？）

意見を求める

前述の通り、multinational （＝国際的）なミーティングで一番静かなのは決まって日本人です。

もしあなたの他に日本人の参加者がいたら、なかなか会議に参加できない、発言の機会を窺っている、そんな様子が見てとれることもあるかもしれません。

また、Zoom などのオンライン会議では、そもそも発言のタイミングが難しいもの。特に参加者が多いと、その領域のエキスパートであっても、発言を遠慮してしまうことが間々あります。

そんなとき、相手に敬意を払いながら、明確な意見や考えを求める以下のようなフレーズがとっても役立ちます。

• I’d be interested to hear your thoughts on this, Timothy. （この件に関しての Timothy さんの意見を伺ってみたいです。）
• Do you have any insights or opinions on this topic, Takuya?（タクヤさんはこの件について何かご意見はありますか？）
• I’m curious to know what your perspective is on this, John.（本件についての John さんの見解も聞いてみたいです。）

脱線した会話を元に戻す

会議が盛り上がるのは良いことですが、盛り上がるミーティングでは、しばし話が脱線することも。

以下のようなフレーズを使って、参加者の発言を尊重しながら、上手に会議をコントロールしていきましょう！

• That’s an interesting point but it looks like we’re getting off track here. Can we refocus on XXX?（それは面白い指摘ですが、少し話が横道に逸れているようです。もう一度 XXX にフォーカスしませんか？）
• I appreciate the input, but let’s try to stay on track with XXX.（その情報には感謝いたします。ですが今は、XXX の議論に話題を戻しましょう。）
• I’m concerned we’re getting sidetracked. Can we bring the conversation back to XXX?（議論が脱線していないかどうか心配です。話題を XXX に戻しませんか？）

会議前後のアイスブレイク

仕事に関連した雑談を振る

会議の議題とは別に、過去に仕事で何かを共有したことのある相手であれば、以下のような会話で仕事面でのアップデートをし合うことはよくあります。

• I was just wondering, have you heard anything about the progress of the project we discussed earlier?（気になってたんだけど、以前話したあのプロジェクトの進捗って何か聞いてますか？）
• Can you update me on how the project is going? I haven’t had a chance to check in recently.（例のプロジェクトがどうなっているか教えてもらえますか？最近、なかなか確認する機会がなくて。）

また、英語レッスンのフリートークでの話題を紹介したこちらの記事 も、同僚やプロジェクトメンバー、社外パートナーなどとの雑談に役立ちます。ぜひチェックを！

次回ミーティングへの期待値を探る

会議がおひらきになったあと、カジュアルなトーンで、次回ミーティングでのトピックについて参加者の意見を聞いておくことも有効です。

あえて１対１の会話に閉じることで、相手側も、会議中よりも素直な意見を教えてくれるかと思います。

• Do you have any specific items or topics you’d like to discuss at our next meeting?（次回のミーティングで議論したい項目や話題って何かありますか？）
• Do you have any suggestions or feedback on how we can make our next meeting even more productive?（次回以降のミーティングをもっと生産的にするために、何か提案や意見があれば教えてくれませんか？）

ランチに誘う

午前中のミーティングの終盤には、頭の中がランチのことで一杯になるのは私だけではないはず（笑）。

これまであまり仕事以外の接触がなかった相手とも、せっかくお近づきになれたのなら、ミーティングの雰囲気を引っ張ったままランチに行くとより親しくなれるかもしれません。

あくまで勤務時間中にちょっと何か食べに行く・飲みに行く程度の時間であれば、grab some lunch, grab some coffee, grab a bite などと、grab という動詞を使うのがポイントです。

• Would you like to grab some lunch together?（もしよければ、ちょっとランチをご一緒しませんか？）
• Are you free for lunch? Maybe we could try that new restaurant down the street.（ランチタイム空いてますか？良かったら、通りをいったところに新しく出来たレストランを試したいなと思って。）
• How about we continue our conversation over lunch? I know a great place nearby.（ランチでも食べながら、この会話をもう少し続けるのはいかがですか？近くに良い場所を知ってるんです。）

英語会議を円滑に進めるコツ

シンプルな表現を使う

外資系企業で行われる英語会議に参加するのは、英語ネイティブスピーカーばかりではありません。

この記事を読んでくれているあなたを含め、様々なバックグラウンドをもった人が参加しています。

アメリカ人の参加者に伝われば良いと思ってアメリカ特有の表現を使ったとしても、その他の人が理解できるとは限りません。

会議のゴールは、参加者全員で達成するもの。なるべく易しい語句を使ったシンプルで一般的な表現を使うように心がけましょう。

相手への敬意を忘れない

私がはじめて外資系企業に入って参加したミーティングで感じたのは、みなさん、相手へのリスペクトを大切にしながら話すということ。それは、たとえ上司から部下であっても同じです。

例え誰かがミスを犯したとしても、その人を小馬鹿にしたり、恥をかかせることを注意深く避けた表現を、みなさんが意識されていました。

多様なバックグラウンドを持つ参加者との会議では、このように、相手への敬意を常に忘れずにコミュニケーションすることが重要です。

おわりに

この記事では、英語ミーティングの流れに沿って、頻出フレーズを紹介しました。

枠組みと定型分を覚えて仕舞えば、英語自体はしどろもどろでも、なんとか格好はつくものです！

英語会議の経験から、外資系企業に転職を考えている方は、外資転職で避けられない英語面接のコツを記した記事もおすすめです。